Rules on Real Owners Tightened

Selskabets undersøgelses- og opbevaringspligt

Selskabet skal mindst én gang årligt foretage en undersøgelse af, om der er sket ændringer i kredsen af selskabets reelle ejere, i forhold til hvad der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Resultatet af en sådan undersøgelse skal fremlægges for selskabets centrale ledelsesorgan (typisk bestyrelsen og i anpartsselskaber uden bestyrelse direktionen) på det møde, hvor årsrapporten godkendes internt i det centrale ledelsesorgan.

Derudover er selskabet forpligtiget til at opbevare dokumentation for de oplysninger, der indhentes på selskabets reelle ejere i minimum fem år. Endvidere skal selskabet opbevare dokumentation for, at selskabet har forsøgt at identificere reelle ejere i fem år fra tidspunktet for gennemførelsen af identifikationsforsøget. Det vil således fortsat være muligt at registrere, enten at et selskab ikke har reelle ejere, eller at de reelle ejere ikke har kunnet identificeres, men selskabet skal i førstnævnte tilfælde kunne dokumentere, at sådanne reelle ejere ikke findes, og i sidstnævnte tilfælde at det ikke har været muligt at fremskaffe dokumentation om de reelle ejere.

Tvangsopløsning af selskaber

Erhvervsstyrelsen har med de nye regler ikke længere blot mulighed for at tvangsopløse et selskab på baggrund af manglende registrering af reelle ejere, men også i de tilfælde, hvor Erhvervsstyrelsen konstaterer, at registrering er mangelfuld, eller selskabet ikke har overholdt sin opbevaringspligt og således enten har opbevaret mangelfuld dokumentation eller slet ingen dokumentation.

Selskabets og ejeres oplysningspligt

Selskabet har en pligt til efter anmodning at give oplysninger om selskabets reelle ejere, herunder forsøg på identifikation af sådanne til relevante myndigheder, herunder eksempelvis Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). Herudover skal selskabet efter anmodning meddele oplysninger om deres reelle ejere til personer og virksomheder, der er omfattet af Hvidvaskloven.  

Selskabets forpligtelser til at foretage undersøgelser vedrørende sine reelle ejere samt at opbevare fornøden dokumentation modsvares i en vis grad af, at enhver, der enten direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer et selskab, har pligt til efter selskabets anmodning at udlevere oplysninger om sit ejerforhold, der er nødvendige for, at selskabet kan identificere reelle ejere. Eksempelvis storaktionærer har forstsat efter de almindelige regler om storaktionærmeddelelser mv. pligt til af egen drift at give meddelelse til selskabet om betydelige kapitalbesiddelser samt ændringer heri. Det vil derfor være naturligt, at selskabet i forbindelse med sådanne meddelelser anmoder de pågældende storaktionærer om at fremsende oplysninger om de bagvedliggende ejerforhold. Dog er det vigtigt at understrege, at selskabet ikke kan undlade at foretage minimum den årlige undersøgelse af reelle ejere og således ikke blot kan henvise til, at der ikke er modtaget f.eks. storaktionærmeddelelser.

Vores vurdering

Med ændringerne fortsættes tendensen til større åbenhed om selskabers, virksomheders og fondes ejerskab. Samtidig udvides de tilfælde, hvor der kan ske tvangsopløsning, i lighed med hvad der tidligere er indført for manglende registrering af reelle ejere.

Med ikrafttræden af ændringsloven er det vores anbefaling, at selskabers centrale ledelsesorganer får indskrevet i deres forretningsorden eller årshjul, at der mindst én gang om året skal foretages en undersøgelse af selskabets reelle ejere, og at denne skal fremlægges for ledelsesorganet på samme møde som årsrapporten godkendes. Derudover bør selskaber ligeledes sørge for at have et tilstrækkeligt system og fastlagte procedurer for, hvordan oplysninger og dokumentation indhentes og opbevares. I relation til reglerne om opbevaring af persondata (GDPR), vil selskabet i sagens natur lovligt kunne opbevare og behandle de relevante oplysninger, da dette sker med henblik på at iagttage en lovbestemt forpligtelse. Dette forudsætter dog, at oplysninger og dokumentation opbevares på en betryggende måde.



The above does not constitute legal counselling and Moalem Weitemeyer does not warrant the accuracy of the information. With the above text, Moalem Weitemeyer has not assumed responsibility of any kind as a consequence of any reader’s use of the above as a basis for decisions or considerations.

This news piece has been produced in the Danish language only. Are you a client or a prospective client, and should you require an English version, please send us an email at news@moalemweitemeyer.com with a link to the article you would request to receive an English translation of, and we will attend to your request without undue delay.